Uitgangspunten voor de ambtenaar

Veel beroepsgroepen kennen beroepscodes en/of gedragsregels, maar bij ambtenaren en bestuurders luistert de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd nogal nauw aangezien hun werkzaamheden betrekking hebben op de afweging van belangen van burgers. Bijvoorbeeld de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de ambtenarenwet bieden belangrijke handvatten. Onderstaand volgt nog een aantal praktische uitgangspunten.

ZONDER AANSLUITING GEEN DOORSTROMING
Ongeveer bij alles is er een voor en na, problemen zijn ergens door ontstaan en een bepaalde oplossing heeft een consequentie, werkprocessen kennen een proces dat er aan is voorafgegaan en een proces dat erop volgt. Om de effectiviteit van activiteiten te vergroten, is het dan ook van belang om niet alleen naar één geïsoleerd onderdeel van een kwestie (een probleem) te kijken, maar ook naar de samenhang met (en vooral mogelijke problemen bij) wat ervoor en erna gebeurt. De werking van de gehele keten moet het uitgangspunt zijn. Pas wanneer alle stappen gezamenlijk zo vloeiend mogelijk verlopen is er sprake van een zo groot mogelijke effectiviteit. 

Zie ter illustratie nevenstaand filmpje met een uitleg over de ideeën van Eliyahu Goldratt over het weghalen van belemmeringen in een keten van processen (Theory of Contraints - TOC) zoals bijvoorbeeld beschreven in het boek “The Goal” (in het Nederlands “Het Doel”).

ZONDER DOELTREFFENDHEID GEEN DOELMATIGHEID
Doeltreffendheid en doelmatigheid, of effectiviteit en efficiëntie, zijn veel gebruikte woorden wanneer het om verbeteren van een organisatie of beleid. Maar een overmatige aandacht voor doelmatigheid in de overheidspraktijk leidt tot een situatie waarin – zoals Henry Mintzberg beschreef – doelmatigheid wordt gezien als een “dirty word”. Mintzberg beschrijft dat teveel nadruk op doelmatigheid leidt tot een aantal gevaren:

1. omdat kosten veel makkelijker te meten zijn, leidt aandacht voor doelmatigheid vaak tot bezuinigen;
2. risico op het externe effect dat de sociale kosten stijgen;
3. nadruk op economische doelstellingen in plaats van sociale doelstellingen.
   

Het streven naar doelmatigheid is op zich een goed uitgangspunt (het gaat bij de overheid tenslotte om belastinggeld), maar het moet wel in de juiste verhouding worden gezien met de doeltreffendheid. Het doel is uiteindelijk waar het om gaat, elke euro die wordt uitgegeven voor een ongewenst of niet gerealiseerd doel is sowieso ondoelmatig. Dus wanneer het gaat om “the biggest bang for the buck” dan geldt dat de “bang” (doel) vóór de “buck” (randvoorwaarde) gaat.

artikel Mintzberg

"biggest bang for the buck"

ZONDER CONTROLE GEEN VERTROUWEN
Aan de communist Lenin wordt de uitspraak toegekend dat vertrouwen goed is, maar controle beter. Wellicht dat door de herkomst van de uitspraak het tegenwoordig populair is om het omgekeerde te zeggen: controle is goed, maar vertrouwen is beter. De waarheid ligt – zoals zo vaak – in het midden. 

Een volledige controle is contraproductief: de tijd en kosten die daarmee gemoeid zijn simpelweg te hoog en bovendien kan je de betreffende activiteiten dan waarschijnlijk beter zelf uitvoeren. Volledig vertrouwen is ook niet goed. Het is altijd mogelijk dat mensen bij de uitvoering onbewust handelingen verrichten dit niet bedoeld zijn, dat mensen misbruik maken van de gegeven vrijheden of dat ingezette maatregelen niet tot de gewenste effecten leiden. 

Het blijft noodzakelijk dat gecontroleerd kan worden of de zaken verlopen zoals bedoeld om eventueel corrigerend te kunnen optreden.  Zoals de voormalige president van de Verenigde Staten Ronald Reagan zei bij de onderhandelingen met Michail Gorbatsjov (de laatste president van de voormalige Sovjet Unie) over de afspraken inzake het terugdringen van het aantal kernwapens: ”trust but verify”. Het is dan ook altijd van belang om aan te kunnen geven op welke wijze uitspraken en/of resultaten kunnen worden geverifieerd.

ZONDER OPENHEID GEEN VRIJHEID
Nu het toch over Gorbatsjov gaat, openheid over de activiteiten van de overheid is van belang voor zowel de betrokkenheid van de samenleving bij de overheid als voor het kunnen controleren van de overheid (zie ook het door Gorbatsjov in de Sovjet Unie op de agenda gezette begrip Glasnost). Openheid is een belangrijke randvoorwaarde voor het goed kunnen functioneren van de democratische uitgangspunten en de rechtstaat. 

Een zo groot mogelijke openheid van overheidsinformatie is dan ook van belang voor een goede besluitvorming door de volksvertegenwoordiging die uiteindelijk afwegingen moet maken (gemeenteraad, Provinciale Staten en Parlement) en voor de vorming van de publieke opinie (bijvoorbeeld via de pers). Aan ambtenaren (maar ook politici) de niet altijd even makkelijk taak ook toe te zien op openheid van zaken. Wat dat betreft: complimenten voor Gorbatsjov (nog steeds), de voormalige nationale ombudsman Brenninkmeijer, Open State en de voormalige Stichting Rekenschap en alle anderen die zich inzetten voor meer openheid.

Glasnost

Ombudsman

Open State

Stichting Rekenschap